Teknik til events: Her er, hvad du skal huske

Biiiiiiiip…. Næstefter ingen lyd er lige præcis biiiip nok den værste lyd, som kan strømme fra højtalerne, når dine gæster er på plads i salen, din taler står klar på scenen og dagens event på alle måder er good to go.

Heldigvis vil du kunne klare langt de fleste af de udfordringer, der kan dukke op til en event, med grundig forberedelse – særligt når det gælder teknikken, som vi ser nærmere på i denne artikel.

Teknik udgør en stadig større del af vores hverdag, og derfor er det ofte også en væsentlig del af møder, seminarer og firmaarrangementer. Teknik til events er afgørende, og der er efterhånden nogle ting, som der bare skal være adgang til. Først og fremmest skal der – naturligvis – være internet. Hvis ikke du kan tilbyde wi-fi, skal der i det mindste være et godt signal. Det sker stadig hyppigere, at en præsentation lige indeholder en hurtig lille inspirerende YouTube-video, og der er ikke noget værre, end hvis den lille video på to minutter skal loade i en evighed eller går i stå halvvejs. Sørg derfor altid for at få tjekket, at der er en god og stabil internetforbindelse på den computer, der bruges til afvikling af præsentationerne.

Det er ofte en god idé at bede dine oplægsholdere sende deres præsentationer til dig på forhånd, så alle filer ligger på samme computer, så der ikke skal skiftes undervejs. Og hvis der kræves en fjernbetjening til præsentationen, så sørg for, at den virker, og at der er nye batterier i.

Og når vi nu er ved præsentationerne, så skal du huske at tjekke op på, hvad der er til rådighed af projektor. Du skal sikre dig, at der er en projekter i lokalet, og at den spiller sammen med den computer, der skal anvendes. Og hvis der ikke er en fastmonteret projektor i lokalet, skal du sikre dig, at den, der kan fremskaffes, fungerer ordentligt, og at den kan skabe et præsentabelt billede; et billede der ikke er for småt, for stort til lærredet, uskarpt, for lyssvagt eller skævt. Det skal med andre ord bare virke, og det skal du sikre dig i god tid. Der skal være tid til at rette op på det, der ikke fungerer.

Læs også: 3 elementer, som er afgørende for et events succes

Lyden er en anden, men ikke mindre vigtig ting. Skal dine talere bruge mikrofon, eller kan de tale rummet op? Skal der flere talere på scenen på samme tid? Skal publikum have mulighed for at stille spørgsmål, og skal der bruges en mikrofon til det? Er der mulighed for at koble computeren til et lydanlæg, så det også er muligt at høre lyden på den dér lille inspirerende YouTubevideo? Et lille pudsigt indslag kan hurtigt blive til et stort irritationsmoment, hvis der ikke er styr på teknikken.

Generelt skal du – i forhold til disse gængse ting – have helt styr på, hvad der er til rådighed, om det, der er, er tilstrækkeligt til at understøtte arrangementet og oplægsholdernes behov, eller om der skal skaffes noget ekstra. Og hvis der er en tekniker tilknyttet stedet, hvor dit arrangement afholdes, så er det altid en rigtig god idé lige at se hinanden i øjnene og få etableret en god kontakt. Og måske få lavet en procedure i tilfælde af fejl.

Så det du skal tjekke op på er:

  • Internetforbindelse – er den der? Og er den god nok?
  • Kan du få præsentationer på forhånd, så du kan tjekke at alt virker?
  • Er der projektor, lærred og fjernbetjening (eller skærm og tilhørende computer)?
  • Er der lydanlæg og mikrofon(er)?
  • Er der en tekniker tilknyttet eller er det dig, der bliver teknik-ansvarlig på dagen?

Teknikken giver også muligheder for at skabe nogle lidt anderledes indslag. Måske giver det mening at indtænke livetweets på storskærm, livestream på Facebook eller en anden social platform. Der er i det hele taget rigtig mange spændende muligheder, men det samme gælder her, som med standardteknikken: Det skal virke. Perfekt. Det bliver ikke mindre vigtigt, selvom du bevæger dig væk fra det normale.

Vil du sikre, at du har helt styr på firmaeventen, inden du står midt i den? Hent vores e-bog Den store guide til dit firmaevent – step-by-step planlægning og eksekvering – den tager dig igennem planlægningen trin for trin.

Find den her.

Den store guide til dit firmaevent

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *