Sådan kommunikerer du før, under og efter dit møde

Det kræver gode kommunikationsevner at afholde et godt møde. Der må ikke være uklarheder om noget som helst – kommunikationen skal være klar og præcis hele vejen igennem. Både før, under og efter arrangementet.

I denne artikel – som er et kapitel fra e-bogen “Den store guide til dit firmaevent – step-by-step planlægning og eksekvering” – guider vi til hver af disse perioder af din planlægning.

Før

  • Har du styr på din målgruppe?
  • Hvem er dine deltagere?
  • Hvor skal du ramme dem?

Lad være med – igen – at beslutte dig for, at arrangementet er relevant for alle. Definér den gruppe, der vil udgøre det allerbedste publikum, og arbejd så hen imod at få skabt den perfekte invitation til lige netop den gruppe.

Når du så har inviteret den helt rigtige gruppe af deltagere, og tilmeldingerne begynder at strømme ind, så er det på tide, at du går i gang med at omfavne dem med din forberedende kommunikation.

Send dem en bekræftelse med alle praktiske oplysninger om arrangementet. Send dem en reminder, når dagen nærmer sig. Og forbered dem på, hvad der venter og giv dem måske endda lektier for? Det kommer naturligvis an på hvilken type event, du afholder, men hvis der er lagt op til at inddrage publikum, så kan det nogle gange give et ekstra skub til engagementet, hvis deltagerne har haft mulighed for at forberede sig lidt hjemmefra.

Under alle omstændigheder skal du i hvert fald ikke lade dine deltagere være i tvivl om, hvad der skal ske.

Det samme gælder i øvrigt for dine oplægsholdere: Vær åben og præcis, men imødekommende over for dem. De må heller aldrig være i tvivl om arrangementets forløb eller om, hvad der forventes af dem. Desuden vil en løbende kommunikation med dine oplægsholdere hjælpe dig med at holde styr på dem og give dig sikkerhed for, at de rent faktisk dukker op. Du kan eventuelt sørge for at sende dem en mail en uge før med nogle væsentlige detaljer og sende dem en mail dagen før, hvor du lige sikrer dig, at alt går efter planen, og at de ikke er i tvivl om dagens forløb. Det får dig til at fremstå som en betænksom vært samtidig med, at det giver dig mulighed for at sikre dig, at de husker jeres aftale.

Under

  • Kan du med fordel bruge kommunikationsværktøjer til at kommunikere med dine gæster undervejs, og kan du anspore dine deltagere til at kommunikere med hinanden, med dig og med dine oplægsholdere undervejs?
  • Kan du indsamle livespørgsmål på Twitter og vise dem på en storskærm, eller er det fuldstændig skudt over mål for den pågældende gruppe mennesker?
  • Ville det give mening for dig at livestreame dit event og byde velkommen til onlinedeltagelse fra andre dele af landet – eller verden?

Mulighederne er mange, men igen skal det give mening for netop dine deltagere, så du skal naturligvis ikke livestreame blot for at kunne sige, at du har livestreamet. Men kan du tilføje ekstra, værdifulde nuancer til dit event ved at have publikum med, der ellers ikke ville have mulighed for at deltage, og vil du kunne opdyrke et potentielt marked til at kunne afholde et lignende arrangement i en anden del af landet i fremtiden?

Efter

Når dit event er overstået, er det en rigtig god idé ikke bare at sige farvel til dine deltagere og sende dem ud i kulden. Send dem en mail efterfølgende, hvor du takker for deres deltagelse. Bed dem hjælpe med at evaluere dit arrangement, og tilbyd dem en tilmelding til dit nyhedsbrev, så du har mulighed for at holde en krog i dem.

Få flere råd til afholdelse af møder og firmaevents i e-bogen Den store guide til dit firmaevent – step-by-step planlægning og eksekvering?

Find den her.

Den store guide til dit firmaevent

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *