Få styr på de 3 mest afgørende elementer i dit mødedesign

Noget af det allermest afgørende, når du afholder et firmaevent – et møde, et networking event eller et socialiseringsarrangement – er rammerne, du sætter op for det. De har stor betydning for det udtryk, du skaber, og for den oplevelse du tilbyder dine deltagere.

Men hvad er “mødedesign” egentligt? Mødedesign er rigtig mange ting – det dækker alt fra det allermest overordnede til det allermest detaljerede. Det der er vigtigt at få sagt i den forbindelse er, at det gode mødedesign vil gennemsyre hele din event – fra venue og helt ned til sammensætningen af frugtkurvene.

Vi ved det. Det kommer meget hurtigt til at lyde u-over-sku-e-ligt!

Men det behøver det ikke at være. Du skal bare vælge et sted at starte, så er du allerede godt på vej. I denne artikel – som faktisk er et kapitel fra e-bogen “Den store guide til dit firmaevent – step-by-step planlægning og eksekvering” –  fokuserer vi på på tre store grundlæggende elementer, som, når alle de små opgaver vælter ind, ofte blive en smule overset, fordi vi bare “gør, som vi plejer”.

Lokalet

Allerede i dit valg af venue kan du starte med at forme dit møde. Lokalet og de øvrige fysiske rammer har utrolig stor betydning for den oplevelse, du skaber for deltagerne. Først og fremmest kan lokalet være med til at brande dit event som seriøst, skævt, kreativt, innovativt eller noget helt femte. Lokalet er det første man møder – helt ude i invitationen.

Derudover betyder det virkelig meget om adressen for arrangementer er en ukendt baggård inde midt i byen eller et konferencecenter tæt på lufthavnen. Du kan bruge valget af adresse og fysiske rammer for dit event til at lægge fundamentet for den historie, du gerne vil fortælle; det brand du gerne vil skubbe foran dig. Så overvej nøje, hvilket lokale du vælger.

Og vær ude i så god tid som muligt, og tænk over, hvad lokalet siger om værten for og indholdet af arrangementet.

Læs også: Sådan undgår du at pisse folk af, når du vælger venue til events

Tidspunkt

Hvis du afholder et arrangement, skal der naturligvis være tid nok til, at hele programmet kan afvikles. Men har du tænkt over, at tidspunktet faktisk også kan have stor betydning for energien? Tænk over, hvornår på ugen du lægger det, og også hvornår på dagen.

I den forbindelse kan det generelt være en rigtig god idé at overveje programmet for dit event grundigt. Er der en overvægt af indhold, der egner sig til fredag eftermiddag eller mandag morgen?

Det er naturligvis sat på spidsen, men der er en sandhed i at overveje, om du afholder et gå hjem-møde eller en morgenbriefing. Hvad vil du gerne opnå, og hvad vil du gerne give dine deltagere med hjem?

Varighed

Er det et arrangement, som deltagerne skal sætte hele dagen af til, eller vil det give bedre mening at sprede indholdet ud over flere events? Indimellem kan man have en mavefornemmelse, der siger, at de sidste to punkter på programmet ikke giver nogen noget –udover oplægsholderne, hvis de da får et honorar.

Tænk over om indholdet kan bære et heldagsarrangement. Om der er elementer på programmet, der kan bruges til at bryde programmet op, så der bliver skabt en mere energisk sammensætning. Og hvis programmet kun indeholder talere i den tørre ende, skal du måske overveje at skrue ned for den taletid, de hver især får stillet til rådighed. Der er en del knapper at skrue på, så brug dem.

Når det kommer til mødedesign, så tænk  end de tre ovenstående punkter. Men de tre er de overordnede og ydre rammer, som ofte bliver glemt eller ikke bliver prioriteret. Og så lægger vi arrangementer kl. 9.30, fordi det plejer vi. Men det kan være sundt en gang imellem at stoppe op og lige spørge sig selv, hvad der ville ske, hvis vi lagde det kl. 18.30 i stedet – eller måske kl. 7.30. Det kan godt være, at du ender med at lande på 9.30, fordi det faktisk giver rigtig god mening. Men prøv indimellem lige at sætte spørgsmålstegn ved ’plejer’.

Vil du læse alle kapitler i e-bogen Den store guide til dit firmaevent – step-by-step planlægning og eksekvering?

Find den her.

Den store guide til dit firmaevent

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *